Tradiční oceňování zaměstnanců probíhá ve společnosti EXCON již od roku 2006. Aktuálně se vyhlašují tyto tři „kategorie“: DŘÍČ ROKU, TAHOUN ROKU A KOLEKTIV ROKU. Celý tým naší firmy se na tuto událost těší. V tomto medailonku si představíme držitelky ocenění KOLEKTIV ROKU 2019 (Kolektiv office) ve složení (na snímku zleva) Jana Prokešová, Ivana Fryšová, Markéta Šantová, Soňa Jirkovská a Bc. Miroslava Vtípilová.
Tato parta sympatických dam zajišťuje administrativní zázemí firmy EXCON, které je pro každou společnost nepostradatelné. Všechny svorně uvádějí, že práce v administrativě je především o jednání s lidmi a tedy o komunikaci. Členky oceněné skupiny vykonávají práci, která vyžaduje samostatnost včetně zodpovědnosti, dobrou organizaci a je důležitá pro jejich „kolegy z první linie“. Za jejich činnostmi sice není vidět žádná ocelová konstrukce, ale spíše „hromady šanonů a papírů“.
Administrativu zajišťují, a to nejen ve firmě EXCON, hlavně ženy. Je to asi proto, že umí být trpělivější a preciznější. Náplň práce Kolektivu office se vyvíjí podle aktuálních potřeb a podnikatelských aktivit společnosti, na které musí umět pružně reagovat. I v této oblasti je proto potřeba se neustále vzdělávat, a to nejen pro potřeby znalostí změn legislativy, ale i pro udržení kontinuity znalostí v oblasti účetnictví, daní, personalistiky, mzdové agendy, cestovních náhrad a podobně.
Ocenění Kolektiv roku získaly „královny našich kanceláří“ zcela zaslouženě a roli v rozhodování vedení firmy určitě hrál i nárůst práce v účetní a ekonomické oblasti po zahájení výroby ocelových konstrukcí v Teplicích. Množství došlých faktur se zvýšil o 60 %. Ruku v ruce s tím narostl i počet pohybů na bankovních účtech, zvýšil se počet pokladních dokladů, úhrad prováděných firemními bankovními kartami a pochopitelně i počet vydaných faktur. Během roku 2019 a 2020 nastoupilo do výroby v Teplicích 30 zaměstnanců, čímž se výrazně zvýšila i personální a mzdová agenda.
Pojďme si kolektiv office firmy EXCON blíže představit.
Office manager – Ivana Fryšová
V naší firmě pracuje od března roku 1998. Aktuálně má ve společnosti na starosti personální agendu, čili pracovní smlouvy, adaptace zaměstnanců, vedení osobních složek zaměstnanců, benefity a podobně. Ivana zajišťuje funkci a chod sekretariátu výkonné ředitelky, správu vozového parku – čili optimalizaci vozového parku, komunikaci s leasingovou společností a podobně. Podílí se na marketingových či eventových aktivitách firmy, tedy například na tvorbě produktových inzerátů produktu ocelových konstrukcí, správě webových stránek a tvorbě profilu naší firmy na sociální síti. Další její agendou je problematika BOZP a požární ochrany ve spolupráci s externí bezpečnostním technikem, dohled nad zajištěním správy objektu sídla společnosti na Sokolovské ulici a evidence všech vnitropodnikových předpisů, formulářů a směrnic ve firemním informačním systému ALeX.
Hlavní účetní – Jana Prokešová
Ve společnosti pracuje od června 2010 a do náplně její práce patří zpracování účetnictví EXCONu a jeho spřízněných společností, koordinace a kontrola práce za účetní oblast, zpracování daní, zabezpečení platebního styku, zpracování a předkládání výkazů směrem k Českému statistickému úřadu, Finančnímu úřadu, Celnímu úřadu a dalším institucím. Těm Jana předkládá výkazy, jejichž údaje vycházejí z účetních dat, zpracování účetních závěrek a ze spolupráce s externím auditem a externím daňovým poradcem. Podílí se i na tvorbě interních předpisů naší firmy.
Mzdová účetní, právní specialista – Bc. Miroslava Vtípilová
Ve společnosti pracuje od října 2001. V současnosti funguje jako právní specialista a mzdová účetní. Náplní její práce je komunikace s úřady ve směru hlášení produkce odpadů, zasílání výkazů o produkci obalů, evidence náhradního plnění a podobně. Komunikuje taktéž s externími právníky například při vymáhání pohledávek z obchodních vztahů, či při přípravě podkladů pro jednání u soudů. Dále se Miroslava zabývá agendou bankovních záruk, pojistných smluv a pojistných událostí zaměstnanců. Jako mzdová účetní má na starosti kompletní vedení mzdové agendy, čili přihlašování zaměstnanců k zdravotní pojišťovně na Českou správu sociálního zabezpečení, zpracování mezd zaměstnanců včetně odvodů, roční zúčtování daně z příjmu, evidenční list důchodového pojištění, zasílání podkladů pro výplatu nemocenských dávek a další. Poskytuje taktéž administrativní podporu představiteli managementu pro systém kvality, environmentálního systému a BOZP.
Asistentka v oddělení produktu Ocelové konstrukce – Soňa Jirkovská
Ve společnosti pracuje od února 1998 a do náplně její práce v současnosti patří zakládání zakázek a případné změny v zakázkách v systému Epass (pro celou společnost), správa certifikátu pro oddělení produktu ocelových konstrukcí, administrativní podpora ŘPR a ostatních vedoucích projektu. V rámci toho se jedná o formální vedení projektů, čili přípravu dokumentace, jednání se subdodavateli, vedení technické i formální dokumentace. K tomu je potřeba připočítat tvorbu smluv, dodacích listů, fakturace, evidence v ALeXu, evidence a zpracování docházky v oddělení produktu Ocelové konstrukce, dále zpracování podkladů pro mzdovou účetní za oddělení produktu Ocelové konstrukce a Tepex. Paní Soňa se podílí i na agendě smluvních dokumentů pro oddělení, evidence profesních školení a spolupráce s office managerem. Velice precizní je i v oblasti evidence a kontrola knih jízd (pro celou společnost). Další její agendou je spolupráce s obchodním oddělením při tvorbě nabídek a výběrových řízení.
Realitní makléř, specialistka správy nemovitostí a asistentka, pokladní - Markéta Šantová
Ve společnosti EXCON pracuje od května 2003. Do pracovní náplně patří komplexní prodej developerských projektů společnosti, a to od představení projektu při jednání s klienty až po předání předmětu koupě klientovi. Veškeré smluvní dokumenty Markéta eviduje ve firemním informačním systému ALeX. Dále se také stará o správu databáze reklamačních řízení v tištěné podobě a v systému ALeX. Její další činností je spravování účetnictví pro SVJ a zajišťování agendy zahraničních cest včetně pojištění zaměstnanců či inventury majetku a spotřebního materiálu ve výrobním závodě Teplicích. K tomu všemu je potřeba přičíst i vystavování a zaúčtování faktur a další administrativní práce s tím spojené.
O OCEŇOVÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ
Titul DŘÍČ ROKU získá zaměstnanec, který s mimořádným nasazením doslova „oddřel“ podstatnou část zakázky nebo svěřené činnosti.
Titul TAHOUN ROKU získá zaměstnanec, který s mimořádným nasazením odřídil zakázku, svěřenou činnost nebo svěřený tým.
KOLEKTIVEM ROKU se pro účely této ankety rozumí skupina nejméně tří pracovníků.
Ankety jsou tradičně vyhlašovány začátkem prosince každého roku. Po vyhlášení anket zaměstnanci zasílají své nominace se zdůvodněním. Ze zaslaných nominací následně vybere vedení společnosti EXCON ty, kteří obdrží tituly a odměnu ve formě poukázky na relaxaci a odpočinek.